PROCEDURA ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH
WOJSKOWA SPECJALISTYCZNA PRZYCHODNIA LEKARSKA SP ZOZ W GIŻYCKU
CEL PROCEDURY
1. Celem niniejszej procedury jest zapewnienie zgodnego z prawem krajowym i europejskim funkcjonowania organizacji poprzez wprowadzenie mechanizmu zapewniającego przeciwdziałanie i zwalczanie wszelkich naruszeń prawa związanych z funkcjonowaniem organizacji w postaci kanału anonimowego zgłaszania naruszeń prawa oraz ustanowienie mechanizmu ich efektywnego rozpatrywania, jak również dbałość o interesy sygnalistów i zapewnienie im ochrony przed ewentualnymi działaniami odwetowymi.
DEFINICJE
2. Naruszenie prawa - należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie, dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Podmiocie lub dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa, w szczególności, ale nie wyłącznie, w obszarze:
2.1. korupcji
2.2. zamówień publicznych;
2.3. usług, produktów i rynków finansowych;
2.4. przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;
2.5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
2.6. bezpieczeństwa transportu;
2.7. ochrony środowiska;
2.8. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
2.9. bezpieczeństwa żywności i pasz;
2.10. zdrowia i dobrostanu zwierząt;
2.11. zdrowia publicznego;
2.12. ochrony konsumentów;
2.13. ochrony prywatności i danych osobowych;
2.14. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
2.15. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
2.16. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
2.17. konstytucyjnych wolności I praw człowieka I obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt. 3.1. – 3.1.6 powyżej.
3. Zgłoszenie – informacja o rzeczywistym i potencjalnym Naruszeniu prawa zgłoszona w ramach Systemu zgłoszeniowego;
4. Sygnalista – osoba fizyczna będąca obywatelem Unii Europejskiej lub innego państwa trzeciego, która dokonała Zgłoszenia, w szczególności:
4.1. pracownik (w tym pracownik tymczasowy), także w przypadku, gdy stosunek pracy już ustał,
4.2. osoba ubiegającej się o zatrudnienie, która uzyskała informację o naruszeniu prawa w procesie rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy,
4.3. osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
4.4. przedsiębiorca,
4.5. akcjonariusz lub wspólnik,
4.6. członek organu Podmiotu,
4.7. osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy Podmiotu,
4.8. stażysta,
4.9. wolontariusz,
4.10. praktykant,
4.11. funkcjonariusz w rozumieniu ustawy o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin.
5. WSPL SP ZOZ w Giżycku - Wojskowa Specjalistyczna Przychodnia Lekarska SP ZOZ z siedzibą w Giżycku (11-500), ul. Obwodowa 3, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego nr 0000019953, NIP 845 17 11 581, REGON 510891122.
6. Koordynator – osoba fizyczna działająca w imieniu i na rzecz Podmiotu, działająca pod kierownictwem WSPL SP ZOZ w Giżycku, odpowiedzialna za wstępną weryfikację Zgłoszeń celem kategoryzacji jako Zgłoszenia przydatnego lub Zgłoszenia nieprzydatnego;
7. RODO - Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
SPOSÓB DOKONYWANIA ZGŁOSZENIA
8. Sygnalista powinien zapoznać się z niniejszą procedurą przed dokonaniem Zgłoszenia.
9. Tekst procedury jest udostępniony na stronie www.wsplek.pl.
10. Zgłoszenie powinno zawierać możliwie najwięcej szczegółowych danych na jego temat (w tym załączniki w postaci dokumentów, zdjęć, nagrań audio/wideo), zgodnie z treścią formularza zgłoszeniowego dostępnego pod adresem wskazanym w pkt. 6 powyżej.
11. Zgłoszenia można dokonać w następujący sposób:
- ustnie podczas spotkania lub za pomocą telefonu lub innych systemów komunikacji głosowej,
- za pośrednictwem poczty elektronicznej: zgłTen adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.,
- adres korespondencyjny – WSPL SP ZOZ 11-500 Giżycko, ul. Obwodowa 3.
ZASADY OBSŁUGI ZGŁOSZEŃ
12. Podmiot zapewnia, że dzięki zastosowanym rozwiązaniom technicznym każde Zgłoszenie będzie rozpatrywane zgodnie z poniższymi zasadami:
12.1. Anonimowość – zapewnia Sygnaliście pełną anonimowość poprzez m.in. brak identyfikacji Sygnalisty, usuwanie metadanych z plików załączanych do Zgłoszenia.
12.2. Poufność – dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty
13. Zgłoszenia po zweryfikowaniu zostaje potwierdzone Sygnaliście do 7 dni.
14. Podmiot przyjmujący zgłoszenie ma maksymalnie 3 miesiące na przekazanie Sygnaliście informacji zwrotnej.
15. Podejmowanie działań następczych odbywa się z należytą starannością, rzetelnie, odpowiedzialnie i bez zbędnej zwłoki.
16. Zgłoszenia można dokonać podmiotom zewnętrznym, takim jak:
- Rzecznik Praw Obywatelskich,
- Departament Zdrowia Ministerstwa Obrony Narodowej w Warszawie,
- instytucji, organów Unii Europejskiej.
OBSŁUGA ZGŁOSZENIA
17. Zgłoszenia są analizowane przez Koordynatora pod kątem kwalifikacji jako zgłoszenia uzasadnionego albo nieuzasadnionego.
18. Koordynator dokonuje analizy Zgłoszenia niezwłocznie po zgromadzeniu niezbędnych informacji dla oceny Zgłoszenia.
19. Koordynator potwierdza Zgłaszającemu fakt przyjęcia zgłoszenia w terminie
PRAWA SYGNALISTY
20. Sygnalista działający w dobrej wierze oraz osoby wspomagające Sygnalisty zostają objęte ochroną przez Działaniami odwetowymi.
21. Ochrona Sygnalisty, będącego pracownikiem Podmiotu obejmuje w szczególności ochronę przed następującymi działaniami podjętymi nieobiektywnie, w wyniku dokonania Zgłoszenia lub publicznego ujawnienia Naruszenia prawa:
21.1. odmową nawiązania stosunku pracy,
21.2. wypowiedzeniem lub rozwiązaniem bez wypowiedzenia stosunku pracy,
21.3. nie zawarciem umowy o pracę na czas określony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, nie zawarciem kolejnej umowy o pracę na czas określony lub nie zawarciem umowy o pracę na czas nieokreślony, po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w sytuacji gdy pracownik miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa,
21.4. obniżeniem wynagrodzenia za pracę,
21.5. wstrzymaniem awansu albo pominięciem przy awansowaniu,
pominięciem przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą, dokonania Zgłoszenia lub publicznego ujawnienia Naruszenia prawa wypowiedzeniem lub odmówienie nawiązania stosunku prawnego, na podstawie którego są lub mają być świadczone usługi przez Zgłaszającego
ZASADY OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH
22. Dane osobowe Sygnalistach oraz osób, których Zgłoszenia dotyczą (potencjalni sprawcy, świadkowie, pokrzywdzeni) chronione są zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym z RODO i ustawą o ochronie danych osobowych. Administrator danych osobowych zapewnia adekwatny poziom ochrony danych osobowych Sygnalistach.
23. Administratorem danych osobowych Sygnalistach oraz innych danych osobowych zawartych w Zgłoszeniu jest Podmiot.
24. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem Zgłoszenia są przechowywane przez Podmiot nie dłużej niż przez okres 5 lat od dnia przyjęcia Zgłoszenia.
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
25. Zabronione jest:
25.1. podejmowanie prób ustalenia tożsamości Sygnalisty wbrew jego woli,
25.2. utrudnianie i uniemożliwianie dokonywania Zgłoszeń,
25.3. nakłanianie do niezgłaszania Naruszenia prawa,
25.4. podejmowanie Działań odwetowych wobec Sygnalistach,
25.5. naruszanie poufności i anonimowości Zgłoszeń,
25.6. utrudnienie weryfikacji Zgłoszenia, także poprzez brak kooperacji w trakcie czynności wyjaśniających z osobami prowadzącymi te czynności.
26. Niniejszy regulamin wchodzi w życie z dniem 25.09.2024 r.
Dyrektor WSPL SP ZOZ w Giżycku
Artur Radman
 Zalacznik-3-Regulamin-zglaszania-naruszen-prawa-oraz-ochrony-sygnalistow-WSPL.pdf | [ ] | 213 kB |
| Zalacznik-2-formularz-zgloszenia.pdf | [ ] | 65 kB |
| Zalacznik-1-Klauzula.pdf | [ ] | 62 kB |